Tècnic/a Administració i Finances a Science For Change!

Administració general

• Realitzar les tasques administratives de suport necessàries per al bon funcionament intern de l'empresa, com l’arxiu i organització documental, el control horari, la preparació de documents administratius, i el seguiment de correus i terminis relacionats amb processos administratius.
• Donar suport a l’actualització i control del calendari d’Administració per garantir l’execució de totes les tasques administratives, així com la seva presentació davant de les administracions, en temps, qualitat i forma.
• Realitzar les coordinacions necessàries amb la gestoria externa de serveis administratius i amb la Direcció d’Operacions a l'efecte d'administració general de SFC.
• Gestionar i organitzar l'administració general de l'oficina, incloent-hi subministraments - compres setmanals, neteja de l'oficina, proveïdors - correspondència, trucades telefòniques, alarma i gestió general de l'oficina.
• Gestió documental i curació de l'arxiu de documents físics i en línia, per garantir el seu control i actualització.
• Garantir que els inventaris i els arxius necessaris estiguin actualitzats i contribuir al sistema de qualitat de l'empresa assegurant la posada en marxa i compliments dels protocols de l'àrea d'administració i finances.
• Contribuir a garantir que l'espai de treball de Google Drive de l'empresa estigui organitzat i actualitzat segons el protocol.
• Crear i actualitzar bases de dades de proveïdors, clients i altres, segons les necessitats.
• Donar suport i gestionar la documentació associada a processos d’auditoria, impostos, part administrativa de subvencions, licitacions i altres contractes, tant a la fase de presentació, com d’execució com de justificació, segons necessitats.
• Contribuir a la gestió de les signatures necessàries de documentació o processos i l’enviament de documentació en temps i forma a través de plataformes de l’administració pública o altres.
• Donar suport a l'organització d’esdeveniments de l’empresa, reunions, sessions de team building o altres, segons necessitats.

Administració Financera i Facturació

• Gestionar el procés de facturació, inclosa la generació i l'enviament de factures als clients i el seguiment dels pagaments, així com la gestió de la safata d'entrada general de l'empresa (facturació).
• Fer seguiment del cobrament de factures emeses i mantenir actualitzat el llibre registre de factures emeses i rebudes i el calendari de cobraments i pagaments.
• Preparar, processar i organitzar les factures de proveïdors, assegurant la seva correcta codificació, aprovació i enviament a la gestoria per a la seva comptabilització.
• Executar els pagaments de factures prèviament aprovades per la direcció, així com dels serveis recurrents (lloguer, neteja, subministraments, etc.).
• Fer conciliacions bancàries i de targetes de crèdit amb la informació comptable.
• Preparar i estructurar la informació comptable per enviar-la a la gestoria.
• Donar suport en la preparació de la documentació necessària per a la justificació financera de subvencions, seguint instruccions i plantilles proporcionades per PMO i assegurant traçabilitat amb la comptabilitat
• Donar suport puntual en la preparació de documents administratius, contractuals o econòmics interns.
• Preparar la informació pels tancaments mensuals, així com per al control i optimització de despeses.
• Estar en contacte habitual amb la gestoria per tal de facilitar tota la informació i documentació necessària per a la correcta gestió comptable i fiscal de SFC. Aquesta persona no serà responsable de la comptabilitat ni de les qüestions fiscals directament, però tindrà un paper clau en la recollida i organització d’aquesta informació de manera estructurada i puntual.

Qualificacions requerides i experiència necessària

• Mínim 5 anys d'experiència laboral com a persona tècnica administrativa i financera, preferiblement en una organització tècnica o d'enginyeria.
• Mínim formació professional de Grau Superior en Administració, Administració i Finances o similar.
• Es valoraran altres cursos relacionats amb sistemes i procediments de gestió d'oficines, administració, finances, contabilitat, licitacions, subvencions i sector públic.
• Excel·lents habilitats de comunicació escrita i oral en català i castellà a nivell professional. L’anglès serà valorat molt positivament.
• Excel·lents coneixements d'informàtica en relació amb Office i Google WorkSpace. Valorable experiència en programes de gestió de clients (CRM, com Hubspot) i en programes comptables com SAGE.
• Excellent writing and oral communication skills in English, with strong writing and editing skills.
• Spanish is a must and Catalan is a plus.

Habilitats interpersonals

• Busquem una persona confiable, que busqui estabilitat i cregui en el projecte de SFC, que conecti amb els valors de l’empresa per tal de sentir el projecte com propi a mitjà i llarg termini.
• Excel·lents habilitats organitzatives, de planificació i de gestió del temps.
• Gran atenció al detall, per garantir la qualitat en tot moment.
• Capacitat per a fer múltiples tasques i prioritzar la càrrega de treball en un entorn exigent, seguint les instruccions de la Direcció d’Operacions.
• Capacitat per a pensar de manera autònoma i respondre a terminis ajustats.
• Alt sentit de la responsabilitat, transparència i honestedat.
• Proactivitat, capacitat per a resoldre problemes i capacitat d'adaptació.
• Habilitats interpersonals per a interactuar de manera professional, amable, educada i cortesa amb la direcció i altres responsables, l'equip de SFC, així com amb socis, proveïdors o clients externs.
• Discreció professional i confidencialitat.
• Es valorarà especialment l'interès per la ciència i l'impacte social i mediambiental per la millora de la societat.