Office and Care Manager

Área de Recursos Humanos

• Colaboración y fomento en la creación y mantenimiento de una cultura organizacional positiva, dinámica, respetuosa y altamente orientada a la investigación y la innovación social.
• Junto a la Dirección, apoyo a la comunicación interna con los equipos, incluyendo la comunicación de los objetivos y necesidades de la empresa a los empleados en los Strategic Days, así como la notificación de cambios a todos los niveles.
• Elaboración de protocolos y seguimiento para la gestión de personas.
• Soporte en los procesos de incorporación de nuevas personas al equipo de SFC, incluyendo la preparación de documentación pre y postcontractual, coordinación de entrevistas y seguimiento del proceso de selección hasta el onboarding siguiendo los ejes de la cultura de SFC.
• Revisión de entregables e informes técnicos.
• Soporte en la acogida de las nuevas personas y su adaptación a la cultura de la empresa y seguimiento de las mismas.
• Apoyo en la realización de evaluaciones de desempeño (appraisals) junto a cada manager, asegurando el seguimiento adecuado del rendimiento de las personas del equipo y su bienestar.
• Colaboración con el desarrollo e implementación de los planes de carrera para las personas del equipo, brindando apoyo para su crecimiento y desarrollo profesional, así como fomentando su bienestar y motivación.
• Asegurar el cumplimiento de normativas del marco de financiación europeo y políticas internas de SFC.
• Apoyo en la implementación y gestión de programas de Emotional Care para promover el bienestar emocional de las personas junto al equipo ET Culture.
• En colaboración con las diferentes Direcciones, coordinación de planes de formación internos, trabajando estrechamente con la Dirección y/o team leaders para identificar necesidades de capacitación, desarrollo y motivación de los equipos.
• En colaboración con la Dirección y la CEO, gestión de los beneficios laborales y actividades de bienestar, motivación y team building.
• Junto a dirección, hacer frente al acoso, la discriminación o las amenazas entre empleados, y gestionar las muestras de enfado y frustración del personal.

Office management

• Implementación y supervisión del buen funcionamiento de la oficina para garantizar un espacio de trabajo adecuado con el fin de mejorar el desarrollo del trabajo y el estado de ánimo de las personas (suministros, tecnología, espacios) siguiendo los estándares de calidad, diseño y calidez de la empresa.
• Elaboración de protocolos y seguimiento para la gestión de la oficina.
• Organización del uso de espacios comunes de SFC y apoyo a reuniones internas y externas (preparación de salas, agendas, documentación, logística, catering, etc.).
• Organización de eventos internos y externos a nivel administrativo y de gestión (salas, catering, viajes de personas participantes, stands, ferias, etc.).
• Planificación y organización de celebraciones dentro y fuera de la oficina.
• Gestión y optimización del presupuesto de gastos de la oficina.
• Gestión de viajes, revisión y seguimiento de protocolos. Gestión y optimización de gastos en relación a los proyectos de investigación en curso.
• Aseguramiento del cumplimiento de las políticas internas.
• Creación de un entorno laboral seguro que cumpla los requisitos de seguridad, incluyendo el cierre de la oficina y la gestión de equipos de videovigilancia u otros.
• Distribución de llaves y control y gestión de acceso.
• Gestión de herramientas y materiales para uso de los empleados.
• Gestión y seguridad de datos, junto al equipo IT.

Gestión y administración

• Preparación y gestión de documentación administrativa de subvenciones europeas, nacionales, regionales y locales, así como de licitaciones públicas u otros proyectos de la empresa.
• Gestión de plataformas administrativas de presentación de subvenciones y licitaciones públicas.
• Seguimiento de plazos de entrega y aseguramiento de su cumplimiento.
• Apoyo a la vigilancia tecnológica de licitaciones públicas y subvenciones y a la gestión en todo su ciclo de vida, desde la detección, a la presentación, la implementación y posterior justificación, en colaboración con los equipos de finanzas, negocio y operaciones.
• Administración y puesta a punto de documentación y bases de datos de SFC.
• Elaboración de protocolos administrativos y seguimiento.
• Gestión y mantenimiento del inventario de equipos y de herramientas digitales internas de uso de la empresa (Google, Miro, Hubspot, etc.). Reemplazo de equipos rotos, desgastados y obsoletos y gestión de alternativas como renting.
• Gestión y mantenimiento del inventario y archivo documental. Vigilancia de la confidencialidad.
• Gestión y mantenimiento de materiales de marketing, productos de SFC u otros.
• Apoyo en la gestión documental administrativa de contratos, acuerdos y otros documentos de la empresa.
• Gestión de proveedores, compras y supervisión de contratos de los mismos.
• Implementación de mejoras en procesos administrativos según necesidades y acuerdos del área.

Educación y experiencia

• Grado universitario: Recursos Humanos, Administración y Dirección de Empresas, Psicología, Gestión Empresarial, o carreras afines.
• Formación complementaria: Cursos en gestión administrativa, recursos humanos, psicología y cultura de las organizaciones, contabilidad básica o software de oficina (Excel avanzado, SAP, CRM, etc.).
• Conocimiento de nuevas tecnologías digitales e Inteligencia Artificial aplicada al entorno laboral es un plus.
• Mínimo de 3-5 años de experiencia en posiciones similares.
• Don de gentes, trato agradable y habilidades de negociación.

Habilidades interpersonales

• Excelentes habilidades organizativas.
• Excelentes habilidades de priorización y gestión de múltiples tareas.
• Excelentes habilidades de cuidado al detalle y adhesión a la política de calidad y a la cultura de SFC.
• Alta motivación y capacidad para potenciar una cultura de empresa innovadora y dinámica.
• Excelentes habilidades interpersonales y de trabajo en equipo y de manera autónoma.
• Capacidad de escucha para tener en cuenta las preocupaciones y necesidades de los personas.
• Excelentes habilidades sociales de interacción y alta motivación para el cuidado de las personas.
• Excelente dominio de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Workspace, Miró, etc.).
• Nivel profesional de Catalán, Castellano e Inglés.
• Actitud resolutiva, proactiva y positiva.
• Habilidades interpersonales para la organización de eventos.
• Creatividad a la hora de resolver tareas.
• Habilidades en resolución de problemas y optimización de recursos.
• ¡Fan de la Ciencia y la Innovación y de un planeta más verde y sostenible!

Qué ofrecemos

• Ambiente dinámico y colaborativo en una empresa comprometida con la sostenibilidad y la innovación.
• Oportunidades de formación continua y desarrollo profesional.
• Flexibilidad horaria y opciones de conciliación, con 2 días de teletrabajo.